Письма

Содержание обращения

После выбора организации, отвечающего за конкретные обязанности, начинаем писать. Обращение должно начинаться со ссылки на Положение: «Согласно пункта Положения об Управлении, в функции Управления входят надзор за соблюдением того или иного вопроса». Здесь следует указать конкретный вопрос, за который отвечает это Управление.

Далее необходимо заявить на несоблюдение или Ваших прав. Потом следует отыскать статью закона и указать в обращении. Каким образом отыскать его? С помощью поиска в интернете. В нашем государстве действует множество разнообразных законов и подзаконных актов. Скорее всего, существует закон, который раскрывает ваш вопрос.

Если нарушаются права в коммунальной сфере, например, отключили водоснабжение на три дня подряд. Набираем в поисковике запрос «Закон о предоставлении коммунальных услуг». И появившемся списке результатов находим Правила предоставлении коммунальных услуг и Жилищный кодекс РФ. Или в магазине отказываются принимать купленный товар обратно. Находим «Закон о торговле».

Также можно воспользоваться системой Консультант плюс через всемирную паутину.
При нахождении закона регулирующего ваш вопрос, и что именно из этого закона было нарушено, можно продолжать писать содержание вашего обращения. Оно будет приблизительно в такой форме: «В силу ч. 1, п. 2 ст. 2 Закона «О предоставлении в собственность земельных участков» земельные участки выделяются бесплатно молодым семьям, возраст каждого из супругов в которых на подачу обращения о предоставлении земельного участка не превышает тридцать пять лет». Составляя документ так, заявитель обозначает нарушенное право.

Следующим моментом будет указание ваших интересов. То есть, необходимо расписать попунктно.

“На основании вышеизложенного просим:

1. Предоставить бесплатно земельный участок.
2. Дать ответ на данное обращение в срок, установленный законом”.

Оформление письма-отказа

Подобный документ можно оформить на бланке организации, содержащим все ее реквизиты, а можно на простом листе бумаги формата А4. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки. Наиболее предпочтительным именно в случае письма-отказа является вариант рукописного письма на фирменном бланке. Это будет свидетельствовать о теплом отношении к автору предложения и заинтересованности в возможности сотрудничества в недалеком будущем. Но, естественно, почерк, которым написано послание, должен быть легко читаемым (еще лучше – каллиграфическим).

Документ составляется в единственном экземпляре и фиксируется в журнале исходящей корреспонденции с указанием даты, номера и краткого содержания. Эта информация может потребоваться для подтверждения факта отправки этого письма.

Наличие печати не является обязательным, начиная с 2016 года.

Особенности составления электронного письма

Сегодня люди все чаще интересуются, как пишется деловое письмо, если его нужно отправить по электронной почте. Для такой корреспонденции действуют все те же правила, о которых говорилось ранее. Однако у электронных деловых сообщений есть свои особенности.

Логин должен быть солидным и адекватным. Например, zaichonok-masha@mail.ru – плохой вариант, а director-petrov@gmail.com – хороший.

Поле «тема» всегда важно заполнять. Оно даст понять, о чем пойдет речь в сообщении

Если письмо предназначено незнакомому лицу, то заголовок должен быть интересным. Но важно не переусердствовать. Темы в духе «Уникальное предложение только сейчас», «Срочно» только вызовут отторжение. Заголовок нужно составить из 3-5 слов, вложив в них суть послания.

Если переписка ведется с незнакомым человеком, то сначала нужно ему рассказать, как о нем узнали и чем занимается компания. Без такого вступления сообщение могут посчитать спамом и сразу же удалить.

Важные моменты в тексте лучше выделить полужирным шрифтом. При этом недопустимо использовать разные цвета.

В электронном деловом письме нельзя применять «капс». Даже в подзаголовках и названии темы не должно быть сплошных заглавных букв. То же касается дублированных знаков препинания.

Текст лучше разделять на абзацы, оставив между ними пустую строку.

Чем короче будет сообщение, тем быстрее на него отреагируют.

Подпись ставить нужно обязательно. Она в электронных письмах обычно состоит из нескольких строк, включает в себя имя и должность отправителя, название компании, телефон и адрес сайта.

К письму можно приложить текстовые файлы и изображения. Это очень удобно, ведь дополнительные материалы, комментарии, разъяснения и развернутые описания отвлекают от сути. Поэтому их лучше размещать не в тексте письма, а во вложенных файлах.

Если деловая переписка идет давно и установились теплые доверительные отношения, то в электронном письме допускается использование смайликов. Они помогут немного «оживить» и разрядить общение. Но злоупотреблять ими не стоит, а в бумажных письмах они вообще недопустимы.

Структура письма в английском языке

В структуре и оформлении английских писем действуют общепринятые правила.

Дата и адрес

В верхнем правом углу нужно ставить адрес отправителя и дату написания.

Адрес желательного оформлять от частного к общему: имя, фамилия/квартира, дом/город, страна.

Дата, полностью записанная числами, может вызвать недопонимание. Например, британцы на первое место ставят число, как и мы с вами, а американцы — месяц. Чтобы избежать разночтений, дату лучше записать так: число, месяц (словом), год.

Тело письма

Основной текст письма состоит из следующих частей:

• приветствие,
• вводная часть,
• основная часть,
• заключение,
• завершающая часть,
• подпись.

Интересный факт!
В письмах на русском языке принято указывать автора и дату под сообщением, но в английском нужно делать перед текстом.

Такие правила написания письма на английском языке подходят для любого формата: деловой переписки, дружеских или романтических посланий, бумажных или электронных писем. Рассмотрим, как оформляется каждая часть письма на английском языке.

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

1. Не используйте выравнивание посередине, так как это говорит об информационном стиле, а не деловой этике письма, где важна суть, а не интерпретация новости или обзора нового продукта. Зная, как писать официальное письмо в организацию, вы сможете не только верно изложить мысли, сжав их до конкретики, но и получить такой же четкий ответ в ближайшие сроки.
2. Во втором абзаце используйте примеры, чтобы подчеркнуть вашу мысль, если это возможно. Конкретные, реальные примеры всегда лучше, чем гипотетические. Допустим, вы купили товар, но поставки еще не было. Не нужно говорить о знакомых или других клиентах, которым компания отправила груз быстрее, чем вам. Только по делу и существу: если есть претензия, скажите об этом.
3. В заключительном абзаце кратко изложите свою цель в письменной форме и предложите, как исправить ситуацию. Допустим, вы недовольны качеством товара, так как коробка бракована. Укажите свои варианты решения проблемы и предложите наиболее удачный для вас способ, если вы, конечно, в выигрышной позиции. В ответном письме вам предложат либо несколько вариантов, либо спросят условия воплощения в реальность вашего варианта.

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Особенности оформления и передачи послания адресату

В завершении сегодняшней статьи обратим внимание на особенности оформления и передачи официальных писем в РФ. Первоочередно следует отметить главный нюанс успешных деловых отношений – это грамотный подход к их ведению

В случае с оформлением соответствующих документов речь идет об их:

• аккуратности
• полном соответствии нормам делопроизводства
• целенаправленности (отправленное кому-либо официальное письмо в виде спама существенно подорвет авторитет отправителя)

Помимо этого, желательно подойти к составлению послания крайне ответственно. Его текст должен быть грамотным, лаконичным и понятным. Использование сложных словесных конструкций и терминов нежелательно. Общий же тон обращения следует держать в рамках. Сдержанность приветствуется, а вот панибратство никогда.

Что касается передачи деловых писем, то здесь ограничений у отправителя нет. Доставить послание до адресата можно:

• по Интернету в электронном виде
• через почту
• посредством курьера или даже лично

Передача официальных писем – поле обширное. Выбрать удобный способ отправки послания смогут все отправители.

На этом наиболее важные положения по теме настоящей статьи подошли к концу. Надеемся, представленная информация помогла всем читателям разобраться с сущностью официальных писем в РФ и правилах их оформления.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Письмо о сотрудничестве

Этот документ представляет собой предложение о совместной работе двух компаний на взаимовыгодных условиях. Главная задача письма заключается в том, чтобы потенциальный партнер проявил заинтересованность и предпринял дальнейшие действия. Такие документы могут быть началом перед заключением договора или сделки.

Разберем, как правильно написать письмо о сотрудничестве:

• Документ можно составить в свободной форме, стандартного шаблона не существует.
• Узнайте заранее Ф.И.О. и должность человека, который может принять решение о вашем предложении.
• Заголовок указывать необязательно, но, если он необходим, напишите. Неправильный заголовок может обернуться против отправителя.
• В основной части письма необходимо избегать размытых и непонятных формулировок. Изложите суть предложения четко и лаконично.
• Сделайте акцент на выгодах сотрудничества с компанией или физическим лицом. Перечислите плюсы вашей организации. Например, продолжительный срок существования компании, известные партнеры и т.д.
• Текст не должен быть навязчивым, но старайтесь подтолкнуть получателя к действию.
• Чем меньше объем письма, тем лучше. Многие компании получают ежедневно тонну писем с различными предложениями и тратят на просмотр каждого немного времени. Вы должны уложиться в одну страницу, чтобы адресат мог быстро оценить выгоду работы с вами.
• Можно приложить дополнительные документы к письму. Но не забудьте упомянуть о них.

Если письмо заинтересует, получатель свяжется с вами для запроса коммерческого предложения или для других задач.

Письмо президенту

Каждый гражданин России имеет право свободы слова и может обращаться в любые государственные органы с вопросами, которые относятся к их компетенции. Это значит, что президенту тоже можно отправить письмо.

• Нельзя оформлять документ, используя ненормативную лексику или оскорбления. Такие письма не будут рассматриваться.
• Можно отправлять вместе с письмом сканы справок, выписок и другие документы.
• Укажите ваш полный и точный адрес для ответа.
• В случае судебных разбирательств отправлять письма президенту не нужно. Это не входит в его компетенцию.
• Во всем остальном руководствуйтесь правилами деловой переписки.

Можно отправить письмо в электронном виде или почтой. Адрес для отправления почтовых писем вы найдете на официальном сайте. В соответствии с законами РФ обращение президенту должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента получения.

Верстка адаптивных писем

Адаптивные письма составляются только в электронной почте, где нет достаточного количества инструментов для правки текста. Однако и здесь нужно, чтобы формат письма был соблюден для сохранения этики. Напишите адрес отправителя в левом верхнем углу. Если вы используете готовый бланк, вам не нужно указывать адрес отправителя. Подобные бланки имеются в арсеналах почтовых ящиков, где можно выбрать стилистику для соответствующего типа письма. Вместо типового формата запустите письмо с датой в верхнем левом углу:

1. Поместите дату непосредственно под адресом отправителя. Не оставляйте пустую строку между адресом и датой отправления. Это не единственный момент, который отличает заказное бумажное письмо от электронного.
2. В качестве адресата следует указать тот, который является личным (домашним) либо рабочим, если отправитель – компания.
3. Напишите адрес получателя на одну строку ниже даты. Таким образом, получатель или открывший письмо человек поймет, от кого и кому предназначено содержание письма.
4. Напишите тему письма во всех «темах». Это позволяет получателю знать, что будет в письме.
5. Далее заполняется пустое пространство текстом, где указываются причины и цели обращения. Здесь вы обсуждаете свой вопрос. Будьте лаконичны, но основательны в своем обсуждении темы.
6. Напишите свое имя под телом письма. Не делайте никаких заключительных замечаний, таких как «искренне».
7. Под вашим именем оставьте место для вашей подписи – она может быть в электронном виде в качестве фамилии или условного обозначения.
8. Под вашей подписью напишите название своей компании или должности, если вы не являетесь владельцем бизнеса.

Добавьте любые разделительные обозначения для ограждения текста. Дополните письмо некоторыми сносками, если это уместно и если вы прилагаете к нему дополнительные каталоги, документы или иные материалы. Напишите слово «Приложение», а затем перечислите названия прилагаемых материалов.

Письмо-просьба

Разберем, как правильно написать письмо-просьбу. Этот документ относится к некоммерческому типу. Чаще всего одна компания обращается с просьбой к другой об оказании какой-либо услуги. Целью могут служить: просьба описать продукцию, согласование каких-либо действий, встреча командированного и т.п.

Такое письмо является официальным и должно быть написано с соблюдением правил деловой корреспонденции:

• Нужно обращаться к собеседнику по имени и отчеству.
• В начале документа может содержаться причина, цель или ссылка (на телефонный разговор, показатели производства и т.д.).
• В главной части содержится сама просьба. Вежливо и ясно скажите, что вам нужно: «возможно ли…», «я был бы благодарен, если бы Вы согласились…», «прошу Вас…».
• Не включайте в текст ненужную лесть или извинения.
• Укажите всю необходимую информацию, например временные рамки.
• Если нужно получить ответ в конкретный срок, обязательно пометьте это.

Теперь вы знаете, как правильно написать письмо-просьбу, образец можно найти ниже.

Информационные письма в email-маркетинге

удерживать внимание подписчиков; 
поддерживать регулярный контакт; 
подтверждать статус эксперта; 
периодически напоминать о продукте или компании; 
привлекать трафик на сайт. 

Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

О чём писать в инфо-письмах

Инфо-письма могут содержать: 

• истории о вашем бизнесе; 
• истории и отзывы клиентов; 
• «закулисье» деятельности; 
• полезные для клиентов статьи; 
• ссылки на интересные материалы; 
• новости вашего бизнеса; 
• анонсы новых товаров и услуг; 
• напоминания об акциях.

Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем. 

В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

Редактирование информационного письма в UniSender

Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

Как правильно отправить информационное письмо

Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо. 

Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо: 

• Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату —  от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание. 
• Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию. 
• При отправке ответа цитируйте исходное письмо. 
• Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса. 
• Не забывайте про подпись. 

Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы. 

Примеры различных писем – запросов

Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:— — — — — —

Письмо – запрос о предоставлении информации

Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:1. Разъяснение мотива.2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.5

Регистрация исходящего документа.Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо

Письмо-запрос о предоставлении документов

Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).

Письмо-запрос в налоговую

Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов. 

Письмо-запрос в банк

Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)

Письмо-запрос акта сверки

Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.

Письмо-запрос подтверждения информации

Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.

Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

• название организации;
• адрес (почтовый и/или юридический);
• ИНН, КПП;
• данные о контактах (телефон, факс);
• адрес электронной почты;
• банковские реквизиты;
• дата написания;
• регистрационный номер.

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение

Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

• причина или цель написания;
• основная часть;
• итоговая часть (вытекающая из основной);
• заключительное проявление вежливости (например: «С уважением…»);
• должность лица, подписавшего письмо;
• ФИО исполнителя;
• список приложений (при их наличии).

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

Как отправить письмо

Наиболее распространенным методом отправки писем-отказов является отправка Почтой России. Для этого оформляется заказное письмо с уведомлением о вручении. Квитанцию о вручении желательно сохранять.

Наиболее быстрым способом надо признать доставку представителем организации или курьерской службой. Допустимо использовать факс, электронную почту, даже социальные сети и мессенджеры, но только при условии того, что сам отправитель пользовался этими методами для отправки первоначального предложения.

Теперь рассмотрим особенности написания некоторых видов писем отказов и приведем соответствующие примеры.